Razones por las que necesitas un programa de facturación y contabilidad
A continuación, te contamos los motivos por los cuales necesitas un programa de facturación y de contabilidad, para tu negocio o trabajo.
Es necesario decirte una simple verdad, para nadie es un secreto que la facturación y la contabilidad son una molestia. Siempre lo ha sido.
¿Recuerdas la era pre-computadora de la contabilidad? Hablo de la época en que las empresas contrataban a contables y operadores de entrada de datos para mantener manualmente los registros de facturación en archivos pesados.
Tomaba días y a veces semanas crear facturas, enviarlas y hacer un seguimiento de las facturas impagadas. Por encima de esto, también podía costar mucho tiempo y dinero.
Estás invitado a continuar leyendo este apartado para que aprendas las razones por las que necesitas un programa de facturación y de contabilidad.
El proceso en la actualidad
Ahora los tiempos han cambiado. Estamos en el 2020, es el tiempo de la automatización, una era en la que las empresas ya no necesitan contratar contadores y operadores de entrada de datos para la facturación y la contabilidad.
En su lugar, hay programas de facturación y cobro que puede manejar efectivamente estos procesos, ahorrando así mucho tiempo y dinero.
Todo gracias a estas utilidades de facturación y cobro, es muy fácil mantener y enviar facturas personalizadas. Pueden asegurar que todas las facturas se paguen a tiempo y que no se pierda la pista de los pagos.
De forma general, los programas de facturación y contabilidad tienen la posibilidad de crear y personalizar las facturas, pueden simplificar el pago de facturas y generar informes de cada transacción.
¿Por qué necesitas un programa de facturación y contabilidad?
Aquí están algunas de las principales razones de importancia, acerca del porqué necesitas un programa de facturación y de contabilidad.
Minimizar la duración de los pagos
El proceso de facturación y cobro era muy agitado en los viejos tiempos. A veces solía tomar días e incluso semanas para que un pago se procesara completamente.
Sin embargo, un programa de facturación y de contabilidad correcto puede procesar el pago en solo unos minutos. Imagina cuánto tiempo podemos ahorrar y cuánta productividad podemos aumentar de esta manera.
Reducir las posibilidades de pérdida de pagos
Un programa de facturación y de contabilidad también puede reducir las posibilidades de pérdida de pagos, lo cual era un gran problema en el enfoque de la vieja escuela de facturación y cobro.
Muchos pagos se perdieron debido a la presión del trabajo y la negligencia del departamento de contabilidad.
Sin embargo, el programa de facturación y contabilidad mantiene un registro detallado de cada transacción. Por lo tanto, las posibilidades de perder cualquier pago son casi imposibles.
Agilizar sus procesos contables y financieros
En los viejos tiempos, el proceso de facturación y contabilidad requería contratar un gran departamento de finanzas compuesto por varias cuentas. Aun así, no había un proceso organizado.
Los pagos a menudo se retrasaban y a veces se perdían. Sin embargo, gracias a un programa de facturación y contabilidad, todo el proceso se ha organizado.
Las cosas se hacen según lo planeado y ni siquiera tienes que contratar a un gran equipo para mantener tus facturas y recibos.
En su lugar, puedes contratar un pequeño equipo que sepa cómo utilizar estas herramientas de manera eficiente.
De esta manera, puede reducir los costos innecesarios al disminuir el personal del departamento de facturación. Además, puede ahorrar el tiempo que antes dedicaba al seguimiento de sus clientes.
Esto agiliza todo el proceso contable y financiero, además de aumentar el flujo de caja con un pago más rápido de las facturas y mejora su relación con los clientes.
Minimizar el fraude y mejorar la seguridad
El proceso de facturación de la vieja escuela estaba lleno de riesgos. Cualquiera podía robar archivos, quemar registros, o a veces su propia gente podía introducir registros falsos.
Sin embargo, el programa de hoy en día viene equipado con características de seguridad de nivel empresarial, que aseguran que todo el proceso de facturación y pago permanezca seguro.
Gracias a ellas, ya no tienes que preocuparte de que alguien pueda manipular los registros. El proceso es mucho más seguro que la preparación manual de facturas. Por eso las necesitas.
Ayudarte a mantener una imagen profesional
Dado que el programa te ayuda a procesar las facturas y la contabilidad rápidamente, a minimizar las posibilidades de pérdida de pagos, entre otras cosas.
Te ayuda a mejorar significativamente la reputación de su marca. El cliente confiará más en ti y estará dispuesto a hacer negocios contigo.
Características de un programa de facturación
Estas son algunas características que debe buscar al momento de elegir un programa de facturación y de contabilidad ideal para su negocio:
Creación de nuevas facturas
El software de facturación debe ser capaz de crear facturas profesionales que puedan ser personalizadas de acuerdo a los requerimientos de su marca.
Creación de registros de clientes
El software de facturación y cobro debe permitirle resumir los detalles personales y de compra de cada cliente con los archivos pertinentes adjuntos en una base de datos única y centralizada desde la que pueda acceder y mantenerla fácilmente.
Procesamiento de tarjetas de crédito
El programa de facturación y contabilidad debe permitir el rápido procesamiento de las tarjetas de crédito para que no tenga que perder tiempo y el cobro sea mucho más fácil.
Plantillas predefinidas
La forma en que se ven las facturas y los recibos juega un papel importante, especialmente si se quiere establecer una marca.
Esto requiere la necesidad de tener algunas plantillas de comunicación profesional y predefinida en el programa de facturación y contabilidad.
Soporte para múltiples monedas
La configuración de múltiples monedas es una característica crucial que debe buscarse en una herramienta de facturación si se tiene un negocio global.
Enviar/Recibir información
La información del cliente debe estar disponible en el momento en que se haga un proceso de factura o un recibo.
Deberías ser capaz de enviar rápidamente los detalles de la transacción en su correo electrónico para que tengan la seguridad de que fue un éxito.